Als u de selectie van het ERP-pakket degelijk hebt uitgevoerd, dan wordt het tijd voor de implementatie.
Héél veel kan er in het implementatietraject fout gaan en dikwijls is dat niet eens de schuld van de software. De menselijke factor is meer dan eens de hoofdschuldige van mislukte of te traag verlopende implementaties. De voorgespiegelde implementatietermijn van slechts enkele maanden blijkt nogal eens niet haalbaar. Communicatieproblemen tussen u en de softwareleverancier zorgen voor oponthoud en extra werk. Uw medewerkers, die eerst zo enthousiast waren, vinden het nu moeilijk en lopen weg voor het extra werk. De conversie van de gegevens uit het oude pakket blijken toch niet zo gemakkelijk geconverteerd te kunnen worden. De uitvoering van de eis uit uw eisen- en wensenlijst kán wel in het nieuwe systeem, maar je moet niet vragen hoe!. Enzovoort, enzovoort.
Zonder ervaring in het implementeren van ERP-software is het heel moeilijk al deze processen in de gaten te houden en tot een goed einde te brengen (de belangen van een softwarebedrijf zijn toch iets anders dan de uwe)
Door de begeleiding en (gedeeltelijke) uitvoering van het implementatietraject aan VLJ Consultancy over te laten, verzekerd u zich van begeleiding door iemand die al vele malen met deze problematieken te maken heeft gehad. En van iemand die zowel úw taal spreekt als die van de softwareleverancier.
Hieronder vindt u de stadia die bij een zorgvuldig implementatietraject horen:
Om alle medewerkers te enthousiasmeren voor het nieuwe pakket is het nuttig om een kick-off meeting te houden. In een kick-off meeting wordt het pakket gepresenteerd, de voordelen uitgelegd én de realiteit van het implementatieproces duidelijk gemaakt. Iedereen (bij voorkeur ook de niet-gebruikers) wordt hierdoor betrokken wordt bij het proces.
Op het bedrijf zelf wordt een proeftuin geïnstalleerd. Meerdere gebruikers kunnen dan kennis maken met het nieuwe pakket. Tijdens de proeftuinperiode wordt het pakket ingericht naar de wensen van het bedrijf. ERP-pakketten kun je over het algemeen op enorm veel manieren instellen.
Als je het voortraject degelijk hebt uitgevoerd, dan wordt deze fase een stuk eenvoudiger en de doorlooptijd korter. Er zullen echter nog steeds vele inrichtingsvragen naar voren komen tijdens dit proces. Na een stuk inrichting kunnen de belangrijkste gebruikers dit stuk testen en eventueel bijsturen.
De gebruikers moeten vertrouwd raken met de werking en mogelijkheden van het ERP-pakket. Hiertoe zijn trainingen noodzakelijk. Afhankelijk van het bedrijf en de gebruikers kan gekozen worden voor trainingen op het bedrijf zelf, bij de softwareleverancier of gecombineerd.
Regelmatig wordt ervoor gekozen om de key-users (de hoofd-gebruikers) cursussen te laten volgen, vervolgens geven de key-users op het bedrijf de training aan de overige gebruikers. Het moment om de opleidingen te volgen kan wisselen, tijdens de proeftuin of in een later fase.
Nadat de fase van de proeftuin doorlopen is, is duidelijk hoe het pakket ingesteld dient te worden. De processen zijn helder. Er is de overtuiging dat dit ERP-pakket de juiste is. Eventueel worden voorwaarden in het contract nog aangepast naar nieuwe inzichten. De definitieve koop wordt gesloten.
Nadat tijdens de proeftuin duidelijk is geworden hoe met het pakket gewerkt gaat worden, kan begonnen worden met de conversie van gegevens uit de oude software. Beslissingen worden genomen over welke gegevens omgezet en ingelezen gaan worden, welke gegevens handmatig worden ingevoerd en welke gegevens helemaal niet worden geconverteerd.
Omdat in het oude systeem meestal vervuiling zit, zal met die gegevens eerst willen “screenen” voordat tot inlezen wordt overgegaan. Er kan gekozen worden om een mailing naar relaties te sturen ter controle van gegevens. De mate waarin gegevens in het nieuwe ERP-pakket ingelezen kunnen worden hangt van vele factoren af: de mogelijkheden tot export vanuit de oude software; de mogelijkheden tot import in de nieuwe software; de bestandsstructuren binnen de oude en de nieuwe software eventueel gewijzigde werkwijzen, enz. enz.
Een gedeelte van de gegevens kan pas op het laatste moment worden geconverteerd, te denken valt aan openstaande postenlijsten, voorraden, inkoop- en verkooporders. Vóór definitieve conversie van deze gegevens zijn er goed gecontroleerde proefconversies uitgevoerd.
Bij het instellen van de autorisaties gaat men in het softwarepakket aangeven wie wat mag en tot op welk niveau. Een vooraf gemaakte autorisatiematrix kan hierbij een goede hulp zijn. In het begin bij voorkeur niet alles dicht willen timmeren, leg wél goede functiescheidingen aan.
Na de (proef-)conversies zou het systeem klaar moeten zijn voor gebruik. Door op een kopie van de uiteindelijke database alle processen te doorlopen met gegevens uit de praktijk, wordt er een grotere zekerheid verkregen over de werking van het ERP-systeem.
Er wordt nogal eens gesproken over schaduwdraaien, het tegelijkertijd werken op de oude wijze én op de nieuwe wijze. Het is de meest degelijke test. Het wil echter zeggen dat álle gegevens dubbel ingevoerd moeten worden en dit is meestal niet te behappen door het personeel.
De ingebruikname kan ineens voor het hele bedrijf of geleidelijk. Dit is sterk afhankelijk van het bedrijf en de oude wijze van automatisering.
Als om welke reden dan ook maatwerk op de bestaande software gemaakt moet worden dan is het zaak dit zeer goed te beschrijven. Een programmeur heeft vrijwel nooit inzicht in de werkwijzen binnen het bedrijf en zal volledig op hetgeen beschreven is moeten kunnen vertrouwen. Onzorgvuldigheden hierin kunnen leiden tot niet functionele software en dus weggegooid geld.
Maatwerk, kies er alleen voor als het echt niet anders kan.